Valg af økonomisystem

Når du skal vælge dit økonomisystem, er der nogle forskellige faktorer du skal kigge på. Her finder du en simpel guide til nogle hovedpunkter og overvejelser som du skal gøre dig. Vi anbefaler dog altid at få rådgivning og sparring omkring dit valg. Årdagen til dette ligger i at idag er et økonomisystem meget mere end blot et bogføringsprogram.

Online eller lokal?

Dette er altid et svært spørgsmål men som egentlig besvares med et simpelt modspørgsmål. Har du behov for at få adgang til dit økonomisystem fra lokationer uden for din virksomhed. Hvis svaret er ja! Vil vi til enhver tid anbefale dig en online løsning.

Men der er både fordele og ulemper. En online løsning giver dig adgang til dine data og information, uanset hvor du er – fordi du har adgang via internettet. Det kan give dig en del besparelse på det tid og de ressourcer, du i dag har på IT-driften. Derudover vil dine medarbejdere kunne arbejde hjemmefra eller tilgå systemet fra alle andre eksterne lokationer så længe de har adgang til internettet.

Lokal er en løsning, som du får installeret lokalt på din computer, og det betyder, at du ikke behøver at have adgang til internettet, men det giver dig heller ikke så stor fleksibilitet som en online løsning.
Flere og flere interessenter som kunder, skat og leverandører forventer, at dit økonomisystem kan sende og modtage information elektronisk på mange forskellige måder. Du bør derfor være sikker på, at din løsning kan leve op til de krav, som der stilles til dig.

Omkostninger?

Sørg for at det fulde overblik over, hvilke funktioner der er inkluderet i det økonomisystem, du køber. Mange leverandører tilbyder forskellige versioner og varianter af deres løsninger. Du bør derfor sikre dig, at du vælger en løsning, der indeholder al den funktionalitet, du behøver. Du skal være opmærksom på at de fleste systemer har alle de basale bogføringsfunktioner, hvilket betyder at du som udgangspunkt kan bruge alle til at bogføre i din virksomhed. Men alle fordele ligger i måden systemet er sat op på samt hvordan det kan tilpasses din virksomhed. Samt hvilke behov du har nu og på sigt.

Du bør også bede om at få en oversigt over omkostninger forbundet med udvidelse af økonomisystemet. Der findes ofte forskellige tillægsmoduler med tilsvarende forskel i funktioner og priser. Hvad er eks. udgiften for at give flere brugere adgang til systemet? Her er det vigtig at du forsøger at kigge lidt i krystalkuglen. Vær innovativ og progresiv kig på hvad kunne være med til at forbedre din virksomhed. hvor kan du evt. forbedre processer, kan du rationlisere noget. Kan du skabe bedre workflows. Og ikke mindst kan du med automatisering, eller rapportering, dashbords og des lige gøre din virksomhed mere effektiv og strømlinet.

Det er altid en god ide at kigge i krystalkuglen og se på fremtiden. Da udvidelser eller tilretninger kan koste flere penge end du lige forventer. Omvendt så ville sådanne udvidelser i de fleste tilfælde også være forbundet med interne om konstruktioner eller yderligere omsætning, og med dette forhåbentlig større indtjening. Så prisen er ikke altid afgørende for valget. Det kloge valg indeholder en afvejning af hvad du får i en helhedsbetragtning.

Integrationer og sammenkobling med andre systemer

Integrerer løsningen med de andre løsninger, du bruger eller skal du køre dem separat? Kan du trække data ud fra systemet og ind i fx din lønløsning? 

Hvad med sagsstyring/ordrestyring,CRM, timeregistrering, kvalitetssikring, Online shop, kasseapparat og meget mere? Sørg for, at du som minimum kan trække data ud fra økonomi-løsningen og ind i det andet system.

Integrationer er nøgleordet til forbedring af logistiske, workflows samt bedre kundeoplevelser, effektivisering og overblik. Derfor er de i dag en stor del af dit økonomisystem. Det er vigtig at kigge på og udarbejde en oversigt over hvordan du kan effektivisere din virksomhed eller forbedre kundernes oplevelser. Et IT system er en investering og du skal altid sikre dig at du får mest ud af din investering nu, men også i fremtiden. Og det er god skik og praksis at lade dit økonomisystem være fællesnævneren for alle andre systemer der er koblet til. Samtidig vil det også sikre dig en data struktur der gør at du ikke oplever fejl i kundedata og andet relevant information.

Revisor eller bogholder adgang?

Mange virksomheder har en revisor ind over dele af regnskabet eller over det hele. Tjek om økonomisystemet har en revisor/bogholder-adgang (og om det er gratis). De fleste seriøse økonomisystemer har det dog i dag.

Hvad koster det reelt

Hvad koster det reelt? Anskaffelse, installation, drift, månedlig abonnement? Tag alle udgifter med, også hvis du allerede ved, at der kommer nogen de efterfølgende år. Også den største og vigtigste udgift. Hvilket er interne omkostninger ved skift af systemet. Kig her på uddannelse af medarbejder i et nyt system. Indkorpationstid, hvor lang tid tager det før du er fuldt oppe at køre. Du skal forvente at før alt er på plads og du og dine medarbejdere har det fulde overblik, er der gået 3 til 6 måneder ved dagligt brug. Skal du have fuld udbytte af dine nye investering så er det vigtigtigste at i rent faktisk kan bruge alle des funktioner og muligheder som er relevant for virksomheden.

Vedligeholdelse og support

Skal du betale ekstra for opdateringer, der giver dig nye funktioner? Giver supportaftalen dig ubegrænset adgang til telefonisk support eller bliver dette faktureret separat?

En god support- og vedligeholdelsesaftale bør dække dine behov for hjælp og support hos din leverandør. Derudover er det også vigtigt, at du er sikret opdateringer til dit system, så det til enhver tid lever op til den gældende lovgivning og til dine behov. Og du skal huske på at en gratis aftaler er desværrer ikke altid ens betydende med at det er godt. Det er vigtig at du her får en aftale der stemmer overens med dit fulde behov. Også selv om det koster lidt. Vær rationel og realistisk i din vurdering af behovet.

Undersøg begrænsninger

Er der begrænsninger i økonomisystemet, fx et begrænset antal posteringer, så kan du hurtigt nå op på en meget højere pris, end egentlig forventet! Skal du køre pc eller mac! Kan systemet udvides i takt med du får behov! Hvor stor flekibilitet har systemet! Undersøg disse begrænsninger og afvej dem mod fremtiden.

Installation og opsætning

Skal du selv installere økonomisystemet eller skal du have hjælp fra en forhandler, så husk at undersøge priser og få specificeret, hvad der præcist er inkluderet i installationen. Skal økonomisystemet, data eller rapporter overføres af en konsulent. Skræddersyede løsninger kan være rigtig gode til at dække specielle behov, men kan samtidig være dyre at vedligeholde/opdatere. Vær realistik i vurderingen af behovet. Vi anbefaler at man gennemgår systemet og finder ud af hvad systemet egentlig kan i rigtig mange tilfælde kan systemet det du beder om, men der kan dog være forskellige måder at gøre det på. Derfor skal man overveje om ændringe ri interne processer, eller måden at gøre det på kan være en fordel ikke kun udfra et økonomisk sysnspunkt men også udfra et driftsmæssig synspunkt. Nogle gange kan forandring være godt.

Overførsel af data fra dit gamle system

Skal du have alle gamle data med, så bør du undersøge, om det overhovedet er muligt – og få specificeret, hvor meget leverandøren gør og ikke gør. Også hvad en evt. pris vil være. Det er også vigtig at du får gennemgået hvilke data der overføres og hvordan de bliver synlige i dit nye system.

Kurser og igangsætning

Undersøg hvilke kurser og anden oplæring er nødvendige i forbindelse med den nye økonomiløsning. Hvilken type tjenester tilbyder leverandøren, både ved opstart og efterfølgende kurser? Først når økonomisystemet anvendes af brugere, der forstår systemets muligheder fuldt ud, får du fuldt udbytte af din investering.

Det er desværre her vi oplever mange virksomheder springe over eller spare penge. Vi vil klart opfordre til at man tager dette punkt rigtig alvorligt når man skal implementere et nyt system. Vi ser typisk virksomheder udnytte de basale funktioner i deres systemer og i mange tilfælde er det kun 20% af hvad systemet egentlig kan. Så vær grundig og sørg for at medarbejderne kan bruge det nye system, at i har overblik over hvad systemet kan og hvilke funktioner der kan være en værdi for jeres virksomhed. Og husk og kigge på dem allesammen, da der i rigtig mange tilfælde ligger en funktion der kan løse et evt. behov.

Faldgruber

Mange virksomheder kigger rigtig meget på pris. Det gør vi alle! Men der er så mange andre faktorer involveret i investeringen af et økonomisystem. Derfor vær grundig i afvejningen af helheden. Prisen er i de fleste tilfælde ikke eneafgørende, og kan til tider skabe større omkostninger og problemer hvis der ikke er sammenhæng.

Noget af det vi har set og hørt meget gennem årene som ERP konsulenter er! At når virksomheden får ny bogholder, revisor eller økonomi Direktør så indebære det i nogle tilfælde skift af økonomisystem. Vær rationel og kig på årsagen til et evt. skifte. Det er ikke altid at græsset er grønnere på den anden side. I mange tilfælde ligger de funktioner der efterspørges allerede i systemet. Eller kan tilpasses og udbygges hvis der bliver lavet en gennemgang. Når man skifter sit økonomisystem skal det være fordi det giver mening og ekstra fordele basseret på nye features eller andet som kan skabe en lettere hverdag eller større indtjening. 

Opsumering og rådgivning.

Giv dig tid og vær grundig. Få evt. rådgivning, og læg en plan. Når man skal investere i et nyt økonomisystem er det ikke blot for en kort periode. Det er en langsigtet investering i software, integrationer og oplæring. Det er vigtig at man grundlæggende kommer godt fra start. WiconSoft tilbyder dig en gennemgang og en snak  om dine behov, vi hjælper dig med valg, kigger på fordele og ulemper, laver tilpasninger og evt. integrationer. Eller vi finder de rette samarbejdsparnere til eks. din shop løsning eller andet.

Vi er med dig i alle faserne for at sikre at du kommer godt og sikkert i mål med din investering. Vi arbejder med 3 af markedets bedst systemer. Ifølge vores overbevisning. Alle 3 systemer har masser af features og muligheder samt passer til forskellige behov.

Vi ser vores opgave i at finde det system, der passer lige nøjagtig til din virksomhed og implementere, evt. tilpasse og konstruere det så du kommer rigtig godt fra start og slipper for overaskelser og dårlige oplevelser. Vi er med til at sikre at din investering giver værdi, og vi hjælper dig med at gøre det simpelt. Det vigtigste er at du får et system der passer til dit behov uagtet om du er et lille enkeltmands foretagende eller en stor virksomhed.

BOOK ET UFORPLIGTENDE MØDE

Vi du vide mere om WiconSoft og hvad vi kan gøre for dig. Så kontakt os på telefon +45 44 22 44 11 

Du kan også udfylde vores kontaktformular, og vi kontakter dig hurtigst muligt. Klik Her